我正在尝试将以下系统放在一起，我想要一些建议，从“不要这样做”到“只需安装 X 就可以了”
第 1 阶段：在某处有一个专门用于存放文档的文件夹。团队中的任何人都可以将文件放在那里、编辑文件、创建文件夹等。让这个位置被搜索引擎索引，例如 Solr，因此可以访问。问：我是否需要一些与搜索引擎分开的特殊索引/爬网系统？
第 2 阶段：有一个机器人邮件用户，每当它收到电子邮件时，它都会将其存储在所述文件夹中。问：这很容易做到吗？我们使用 Outlook Exchange，但如果它使事情变得更容易，我们也有 Linux 服务器。
阶段 3：在存储电子邮件时添加一些逻辑：例如将相同主题的电子邮件放在同一个文件夹中。问：你是怎么做到的？
谢谢