围绕协作工具讨论了一个类似的问题,但有一点没有完全达成一致。由于我们现在拥有所有这些协作和文档工具(WIKI、共享点、博客等)来跟踪项目计划、业务需求、技术文档等,因此问题是“我们是否应该删除这些数据”。随着组织的发展和重组以及人们的来来去去,这些数据中有很多已经过时或不再相关或正确。
一个想法是,这些数据中可能有有用的东西,所以保留它并保留当时的信息,拥有历史背景会很好。
一个反对的论点是,这些数据提供了太多的噪音,并可能导致人们发现很难获得最新的最新数据
想法?
围绕协作工具讨论了一个类似的问题,但有一点没有完全达成一致。由于我们现在拥有所有这些协作和文档工具(WIKI、共享点、博客等)来跟踪项目计划、业务需求、技术文档等,因此问题是“我们是否应该删除这些数据”。随着组织的发展和重组以及人们的来来去去,这些数据中有很多已经过时或不再相关或正确。
一个想法是,这些数据中可能有有用的东西,所以保留它并保留当时的信息,拥有历史背景会很好。
一个反对的论点是,这些数据提供了太多的噪音,并可能导致人们发现很难获得最新的最新数据
想法?
我们最近在我们的内部 wiki 上处理了这个问题。保持高信噪比非常重要,否则您会发现用户将停止使用该工具获取内容,并会寻找替代渠道。绝大多数用户在内部知识库上的搜索都是针对当前信息的。这强烈表明当前信息应该是易于查找的默认信息,并且应该处理过时的内容或使其难以访问。
例如,在我们的组织中,人们普遍认为我们内联网上的“大部分”信息已经过时,因此无法依赖。这导致了巨大的效率低下,因为个人认为除了直接联系彼此、召开会议、做个人笔记等之外别无选择,以获得最新信息。该组织的综合管理负担是巨大的。
我们选择明确弃用不再相关但具有历史价值的内容。这些页面在 wiki 页面顶部显着地标有“已弃用”框,并已存档。它们仍然从其逻辑 wiki 部分链接以供参考,但显然已被封存,如果不需要,可以很容易地忽略。
这清楚地表明信息不是最新的。对于真正无用的旧文档(由原始作者或 wiki 维护者 - 我确定),我们删除。但即使在这些情况下,这些页面并没有真正消失。我们使用 Mediawiki,它保留了每个已删除页面的完整历史记录。这些仍然可供管理员使用,但删除的好处是它们不会出现在搜索中,并且普通用户无法导航到。
结果对我们来说是一个明显的胜利。我们现在有一个对实际用户真正有用的 Intranet。最后,这比担心无休止的“如果这些过时的信息在未来以某种方式相关”的问题要重要得多。任何人永远都不会需要其中的绝大多数。
简而言之,不要害怕严格修剪旧的东西。信噪比才是真正重要的。
我想问题的很大一部分是“我们能负担得起永不删除吗?” 如,组织是否有驱动器空间?
内存很便宜,但驱动器空间分配有时可能是保守的,可能是为了阻止项目和部门马虎等。
我会说,如果有空间,总是备份和版本,因为对于企业的东西,拥有纸质记录和历史记录更有可能得到回报,然后就是浪费空间。对于永远不会再看到的 TB 级数据,有一行代码或文档或一封电子邮件在需要时将是无价的。
话虽如此,我也认为应该避免冗余。如果您的 wiki 有七篇关于基本相同事物的文章,那与备份不同,因为这意味着每次更改都必须更新七个位置,这将导致可能影响备份价值的错误信息。如果有人需要知道 2 年前某事是如何工作的,并提出没有更新(或只是错误)的文章,这会使整个备份系统成为风险而不是资产。
具有讽刺意味的是,我确实认为在修复冗余时,冗余应该是备份的一部分。这就是我的观点明显冲突的地方,这就是为什么我认为重要的是 a) 始终尝试集中资源并让事情指向它们,b) 尽早修复冗余。如果你能以某种方式将它们全部联系在一起,以便搜索所需的信息将确保搜索者知道其他 6 篇文章,那么这将是一个理想的补丁,只要它没有创建拐杖。
长话短说,最好将从未使用过的数据存档,然后希望您没有使用过。